Formation Outlook (versions 2007 et antérieures) – Niveau 1 : Communiquer efficacement et organiser ses activités – 1 jours

Description

Découvrir l’environnement

• Définir les principes généraux de la messagerie électronique
• Découvrir l’écran et la liste des dossiers et modules d’Outlook
• Visualiser les différents modes d’affichage et paramétrer le volet de navigation (Outlook 2003 et 2007)
• Utiliser la page  » Aujourd’hui «

Communiquer grâce à la messagerie

• Créer et envoyer des messages
• Mettre en forme des messages
• Joindre un fichier à un message
• Ouvrir et enregistrer une pièce jointe (fichier)
• Gérer les options des messages (importance, confirmation de lecture…)
• Traiter les messages reçus (réponse, transfert)
• Personnaliser ses messages avec une signature
• Envoyer un message à partir d’une autre application (Word, Excel…)

Organiser sa boîte aux lettres

• Trier les messages
• Créer et utiliser les dossiers de classement
• Organiser l’archivage grâce aux dossiers personnels
• Prévenir de son absence (Exchange Server)
• Etre sensible à la sécurité informatique

Les carnets d’adresses et contacts

• Présentation et utilisation des différents carnets d’adresses : liste globale (Exchange Server), dossier contacts
• Créer et gérer les contacts
• Récupérer une adresse à partir d’un message
• Concevoir et utiliser une liste de distribution (groupe).

Gérer son emploi du temps avec l’agenda

• Présentation du calendrier Outlook
• Visualiser les différents types d’affichage
• Créer et modifier des entrées d’agenda
• Options des rendez-vous (rappel, privé…)
• Les rendez-vous particuliers

(évènements, rendez-vous périodiques…)

• Modifier les options d’impression
• Paramétrer les catégories de calendrier
• Créer un agenda de groupe
• Organiser des réunions (Exchange Server)
• • Créer une réunion : invitation des participants, vérification de leurs disponibilités
  • Répondre à une demande de réunion
  • Assurer le suivi des réponses
  • Planifier des ressources

Suivre la réalisation de tâches

• Créer des tâches
• Assigner une tâche (envoi d’une tâche à une autre personne)
• Gérer les tâches (terminées, en cours, supprimées…)

Utiliser le journal et les notes

• Créer et gérer des notes (mémos)
• Découvrir et utiliser le journal
• Modifier les paramètres

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